سلام به همه دوستان پاورپوینتی خودم!

تا حالا شده ساعت‌ها وقت بذاری برای یه ارائه فوق‌العاده، بعد یهو سیستمت هنگ کنه و همه چی از دست بره؟

این اتفاق خیلی ناراحت‌کننده‌ست، نه؟

تو این قسمت از آموزش، می‌خوایم یاد بگیریم چطوری  فایل پاورپوینت رو ذخیره کنیم و خروجی های مختلف از اون بگیریم.

هدف من اینه که شما یاد بگیرید:

  • چطوری پاورپوینت‌هاتون رو مرتب ذخیره کنید تا هیچ وقت اطلاعاتتون از بین نره.
  • فایل پاورپوینت رو به فرمت‌های مختلف مثل PDF و ویدئو تبدیل کنید.
  • فایل پاورپوینت رو برای چاپ، نمایش آنلاین و هر کار دیگه که دوست دارید آماده کنید.

1- ذخیره ارائه :

می‌خوایم یاد بگیریم چطور پاورپوینت‌های ارزشمندمون رو به بهترین شکل ممکن ذخیره کنیم. ذخیره کردن پاورپوینت مثل بیمه کردن یه خونه‌ی قشنگه. با این کار، مطمئن می‌شیم که همه زحمت‌هایی که کشیدیم به باد نمیره.

روش‌های مختلف ذخیره کردن

  • ذخیره خودکار (AutoSave): این ویژگی خیلی کاربردیه و به صورت خودکار هر چند دقیقه یکبار از پاورپوینت شما نسخه پشتیبان می‌گیره. برای فعال کردنش، به منوی File برید و گزینه Options رو انتخاب کنید. بعد از اون، به بخش Save برید و گزینه‌یAutoSave رو فعال کنید و به اون زمان بدید.

نحوه ذخیره خودکار فایل های پاورپوینت - آموزش رایگان مقدماتی پاورپوینت


  • ذخیره دستی (Save): این روش هم که همه باهاش آشنا هستیم. با زدن کلیدهای ترکیبی Ctrl+S یا رفتن به تب File و انتخاب گزینه Save، می‌تونید فایل پاورپوینت رو ذخیره کنید. توصیه می‌کنم که هر چند دقیقه یکبار پاورپوینتتون رو ذخیره کنید تا در صورت بروز هر مشکلی، اطلاعاتتون از بین نره.

انتخاب محل ذخیره سازی

وقتی می‌خواید پاورپوینتتون رو ذخیره کنید، باید یه مکان مناسب برای اون انتخاب کنید. بهتره که یه پوشه مخصوص برای پاورپوینت‌هاتون ایجاد کنید و همه فایل‌ها رو توش ذخیره کنید. این کار باعث میشه که بعداً راحت‌تر فایل‌هاتون رو پیدا کنید.

اهمیت نامگذاری مناسب فایل‌ها

نامگذاری مناسب فایل‌ها هم خیلی مهمه. یه نام خوب باید کوتاه، توصیفی و مرتبط با محتوای پاورپوینت باشه. مثلاً به جای اینکه فایل رو با نام "پاورپوینت" ذخیره کنید، بهتره که اسمی مثل "ارائه پروژه نهایی" یا "جلسه هماهنگی تیم فروش" رو برای اون انتخاب کنید.

تفاوت بین فرمت pptx و ppt

دو تا از رایج‌ترین فرمت‌های ذخیره پاورپوینت، pptx و ppt هستن. فرمت pptx فرمت جدیدتر و پیشرفته‌تریه و از ویژگی‌های بیشتری پشتیبانی می‌کنه. فرمت ppt هم فرمت قدیمی‌تره و برای نسخه‌های قدیمی‌تر پاورپوینت استفاده می‌شه. اگر می‌خواید پاورپوینتتون در همه نسخه‌های پاورپوینت باز بشه، بهتره که اون رو با فرمت ppt ذخیره کنید.

نکته: همیشه قبل از اینکه تغییرات مهمی در پاورپوینتتون ایجاد کنید، اون رو ذخیره کنید. این کار باعث میشه که در صورت بروز هر مشکلی، بتونید به نسخه قبلی فایل دسترسی داشته باشید.

2- ذخیره به عنوان قالب

خب رسیدیم به بخش جذاب بعدی ماجرا! حالا می‌خوایم یاد بگیریم چطور از یه پاورپوینت به عنوان یه الگو یا قالب استفاده کنیم تا برای پروژه‌های بعدی‌مون وقت کمتری بذاریم.

چه زمانی از قالب استفاده کنیم؟

تصور کن یه طرح کلی برای اسلایدهاتو طراحی کردی که خیلی ازش خوشت اومده. مثلاً رنگ‌ها، فونت‌ها، چیدمان عناصر و... خیلی به دلت نشسته. حالا اگه بخوای برای پروژه‌های بعدی هم از همین طرح استفاده کنی، می‌تونی اون رو به عنوان قالب ذخیره کنی و هر وقت خواستی ازش استفاده کنی.

ایجاد قالب جدید

برای ایجاد یه قالب جدید، اول پاورپوینتی که دوست داری به عنوان قالب استفاده کنی رو باز کن. بعد به منوی فایل برو و گزینه‌ی Save as رو انتخاب کن در کادر Save as type گزینه‌ی Save as Template رو انتخاب کن. حالا یه مکان برای ذخیره کردن قالب انتخاب کن و یه اسم مناسب براش بذار.

تصویر نحوه‌ی ذخیره فایل پاورپوینت به صورت قالب آماده را در پاورپوینت نمایش می دهد


استفاده از قالب در اسلایدهای جدید

برای استفاده از قالب در اسلایدهای جدید، وقتی می‌خوای یه پاورپوینت جدید ایجاد کنی، به جای انتخاب یه قالب خالی، قالب مورد نظرت رو انتخاب کن. با این کار، همه تنظیمات قالب به صورت خودکار به اسلایدهای جدیدت اضافه میشه.

اگه دنبال قالب‌های آماده و حرفه‌ای هستی، می‌تونی انواع مختلفی از قالب‌های آماده پاورپوینت  رو برای موضوعات مختلف رو در سایت متاباران پیدا کنی. با استفاده از این قالب‌ها، می‌تونی در کمترین زمان ممکن ارائه‌های حرفه‌ای و جذاب طراحی کنی.

قالب های پاورپوینت سایت متاباران

3- خروجی به عنوان PDF:

PDF یه فرمت خیلی باحاله که باعث میشه  عناصر فایل پاورپوینت ثابت بمونه و هر کی که بازش کنه، همون چیزی رو ببینه که تو خواستی.

چرا PDF؟

  • ثابت و مطمئن: وقتی پاورپوینت رو به PDF تبدیل می‌کنی، دیگه کسی نمی‌تونه توش تغییری ایجاد کنه. همه چیز سر جاش می‌مونه.
  • قابل اشتراک‌گذاری آسان: می‌تونی PDF رو به راحتی ایمیل کنی، تو سایت‌ها آپلود کنی یا حتی چاپش کنی.
  • باز شدن در همه جا: تقریباً همه دستگاه‌ها و نرم‌افزارها می‌تونن فایل PDF رو باز کنن.

بریم سراغ PDF سازی! قدم به قدم با هم پیش میریم:

  1. فایل پاورپوینت رو باز کن: اول از همه، پاورپوینتی که می‌خوای به PDF تبدیلش کنی رو باز کن. مطمئن شو که همه چیز سر جاش باشه و هیچ تغییری توش باقی نمونده باشه.
  2. برو به تب File: تو نوار بالای صفحه، روی تب File کلیک کن. این تب همه تنظیمات مربوط به فایل رو داره.
  3. Export رو انتخاب کن: تو تب File، گزینه Export رو پیدا کن و روش کلیک کن. با این کار یه پنجره جدید برات باز میشه.
  4. Create PDF/XPS Document رو انتخاب کن: تو پنجره جدید، گزینه Create PDF/XPS Document رو انتخاب کن. این گزینه  اجازه میده که پاورپوینتت رو به فرمت PDF یا XPS تبدیل کنی.
  5. تنظیمات دلخواهت رو انجام بده: با زدن دکمه Options می‌تونی تنظیمات مختلفی رو انجام بدی. مثلاً می‌تونی انتخاب کنی که همه اسلایدها تبدیل بشن یا فقط اسلایدهای خاصی. همچنین می‌تونی کیفیت تصویر رو تنظیم کنی.
  6. جایی برای ذخیره کردن فایل PDF انتخاب کن: یه مکان مناسب تو کامپیوترت انتخاب کن و یه اسم برای فایل PDF انتخاب کن.
  7. روی Publish کلیک کن: وقتی همه تنظیمات رو انجام دادی، روی دکمه Publish کلیک کن. با این کار، پاورپوینتت به PDF تبدیل میشه و تو مکان مشخص شده ذخیره میشه.

تصویر نحوه‌ی گرفتن خروجی PDF از فایل پاورپوینت را نشان می‌دهد


نکته: اگه می‌خوای چندتا اسلاید خاص رو به PDF تبدیل کنی، قبل از اینکه روی Export کلیک کنی، اون اسلایدها رو انتخاب کن.

4- خروجی ویدئو:

بریم سراغ یه قابلیت جذاب دیگه، تبدیل پاورپوینت به ویدئو. با این کار، می‌تونیم ارائه‌هامون رو به صورت فیلم ضبط کنیم و خیلی راحت‌تر به اشتراک بذاریم.

چرا پاورپوینت رو به ویدئو تبدیل کنیم؟

  • ارائه آنلاین: اگه می‌خوای ارائه‌خودتو به صورت آنلاین به اشتراک بذاری، ویدئو بهترین گزینه است. می‌تونی ویدئوت رو تو سایت‌های مختلف آپلود کنی و لینک دانلودش رو برای دوستات بفرستی.
  • شبکه‌های اجتماعی: ویدئوها تو شبکه‌های اجتماعی خیلی بهتر دیده میشن. می‌تونی ویدئوت رو تو اینستاگرام، یوتیوب یا هر شبکه اجتماعی دیگه‌ای منتشر کنی.
  • اضافه کردن صدا و انیمیشن: می‌تونی تو حین ضبط ویدئو، توضیحاتی رو هم اضافه کنی. همچنین می‌تونی از انیمیشن‌ها و افکت‌های صوتی استفاده کنی تا فیلم جذاب‌تر بشه.

قدم به قدم با هم پاورپوینت رو به ویدئو تبدیل کنیم:

  1. پاورپوینتت رو باز کن: اول از همه، پاورپوینتی که می‌خوای به ویدئو تبدیلش کنی رو باز کن.
  2. برو به تب File: تو نوار بالای صفحه، روی تب File کلیک کن.
  3. Export رو انتخاب کن: تو تب File، گزینه Export رو پیدا کن و روش کلیک کن.
  4. Create a Video رو انتخاب کن: تو پنجره جدید، گزینه Create a Video رو انتخاب کن.
  5. تنظیمات دلخواهت رو انجام بده:
    • کیفیت ویدیو: می‌تونی کیفیت ویدیو رو بر اساس نیاز خودت تنظیم کنی. کیفیت بالاتر، حجم فایل رو هم بیشتر می‌کنه.
    • زمان‌بندی: می‌تونی تعیین کنی که هر اسلاید چه مدت  روی صفحه نمایش داده بشه.
    • صدا: می‌تونی انتخاب کنی که آیا می‌خوای تو حین ضبط ویدئو صحبت کنی یا نه.
    • استفاده از زمانبندی و روایت ضبط شده: اگه قبلاً زمانبندی و روایت برای اسلایدها ضبط کردی، می‌تونی از اونها تو ویدئو استفاده کنی.
  6. جایی برای ذخیره کردن ویدئو  انتخاب کن: یه مکان مناسب تو کامپیوتر انتخاب کن و یه اسم برای ویدئوت انتخاب کن.
  7. روی Create Video کلیک کن: وقتی همه تنظیمات رو انجام دادی، روی دکمه Create Video کلیک کن. پاورپوینت شروع می‌کنه به تبدیل شدن به ویدئو.

تصویر نحوه‌ی گرفتن خروجی فیلم از فایل پاورپوینت را نشان می‌دهد

جمع‌بندی نکاتی که یاد گرفتیم:

  • ذخیره: با روش‌های مختلف ذخیره، از گم شدن اطلاعات ارزشمندمون جلوگیری می‌کنیم.
  • قالب: با ایجاد قالب‌های شخصی، سرعت و کیفیت طراحی ارائه‌هامون رو افزایش می‌دیم.
  • PDF: برای ایجاد فایل‌های ثابت و قابل اشتراک‌گذاری، پاورپوینت را به PDF تبدیل می‌کنیم.
  • ویدئو: برای ارائه‌های آنلاین و جذاب، پاورپوینت را به ویدئو تبدیل می‌کنیم.

با استفاده از این آموزش‌ها، می‌تونید به راحتی پاورپوینت‌های حرفه‌ای و جذاب ایجاد کنید و اونها رو به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. برای مشاهده قسمت‌های قبل و بعد این دوره و دسترسی به سایر آموزش‌ها، روی لینک‌های زیر کلیک کنید:

موفق باشید !

نازبخت