تاکنون با دو گام از "الفبای پاورپوینت" آشنا شده‌اید و آموخته‌اید که چگونه یک ارائه پاورپوینت را از ابتدا طراحی و با استفاده از تم، جلوه‌های ویژه و انیمیشن، آن را به سطحی حرفه‌ای و جذاب ارتقا دهید.

در گام آخر، به سراغ اشتراک‌گذاری و همکاری در ساخت پاورپوینت می‌رویم. در این گام، خواهید آموخت که چگونه:

• ارائه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.
• با دیگران در ساخت یک ارائه پاورپوینت همکاری کنید.
• ارائه خود را در سالن کنفرانس یا جلسه دفاع به بهترین نحو ارائه دهید.

همراه ما باشید تا با گام سوم "الفبای پاورپوینت" مهارت‌های خود را در ارائه‌های پاورپوینت به سطحی بالاتر ارتقا دهید.

1- اشتراک گذاری و همکاری در پاورپوینت

زمانی که  اعضای یک پروژه به‌صورت مشترک بر روی یک فایل پاورپوینت کار می‌کنند؛ نیاز است که هر کدام یک بخش از آن را اضافه یا ویرایش کنند. پاورپوینت امکانات جالبی برای این کار دارد. برای اشتراک‌گذاری فایل پاورپوینت مراحل زیر را دنبال کنید.

• از منوی File گزینه Share را انتخاب کنید.
• اگر ارائه شما قبلاً در OneDrive ذخیره نشده باشد، از شما خواسته می شود آن را در آنجا ذخیره کنید.

• پس از ذخیره فایل در OneDrive، مراحل بالا را دوباره انجام داده و این دفعه دکمه Share With People را بزنید.

• در پنل Share، نام یا آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید، فایل را با آنها به اشتراک بگذارید، وارد کنید. میزان‌دسترسی به فایل را مشخص کرده و پیامی را برای مخاطب  نوشته و دکمه Share را بزنید.

• در قسمت Email امکانات زیر برای اشتراک‌گذاری فایل وجود دارد.
• Send as Attachment : هر شخصی یک نسخه جداگانه از فایل را به‌صورت پیوست در ایمیل خود دریافت می‌کند.
• Send a link : لینک دسترسی به فایل برای اعضای پروژه ارسال می‌شود که با استفاده از آن، اعضاء به‌صورت مشترک و همزمان می‌توانند فایل را مشاهده و ویرایش کنند.
• Send as PDF : یک نسخه PDF از فایل برای اعضای پروژه ارسال می‌شود.

2- ارائه در پاورپوینت

زمان آن رسیده است که فایل پاورپوینتی را که ساخته‌اید ارائه دهید. برای نمایش پاورپوینت بر روی پرده‌‌نمایش سالن کنفرانس یا مانیتوردوم، مراحل زیر را دنبال کنید.

• دستگاه رایانه یا لپ‌تاپ خود را به ویدئو پروژکتور یا مانیتوردوم متصل کنید. فایل پاورپوینت را در دستگاه رایانه یا لپتاپ خود باز کنید. 
• در تب Slide Show، گزینه From Beginning را انتخاب کنید.

• در نمای Slide Show مطابق عکس زیر سه نقطه را انتخاب کرده و گزینه Show Presenter View را انتخاب کنید.

• نمای Presenter View در کامپیوتر شما و نمای Slide show بر روی پرده نمایش (مانیتوردوم) نمایش داده‌ می‌شود. در نمای Presenter View بر نحوه‌ی نمایش اسلایدها و ارائه خود کنترل دارید. 

Notes :  برای اینکه بر روی سخنرانی و ارائه خود کنترل داشته باشید می‌توانید یادداشت‌هایی بر روی هر اسلاید قرار دهید تا بصورت متن راهنما عمل کنند تا هنگام سخنرانی دچار سردرگمی و فراموشی نشوید. در طول ارائه، یادداشت‌های سخنران روی مانیتور شما قابل مشاهده است، اما برای مخاطب قابل مشاهده نیست.

• برای اضافه کردن یادداشت (Notes ) در قسمت پایین و راست صفحه اصلی نرم افزار، بر روی Notes کلیک کنید. یادداشت خود در کادر مربوطه وارد کنید.

جمع بندی:

با گذر از سه گام الفبای پاورپوینت، سفر ما به دنیای ارائه‌های جذاب به پایان رسید. در این مسیر، با چم و خمِ ساختِ اولین ارائه، ارتقای آن با تم، جلوه‌های ویژه و انیمیشن، و در نهایت، اشتراک‌گذاری، همکاری و ارائه آشنا شدیم.

امیدواریم با تکیه بر آموزه‌های این سه گام، شما نیز قدم در مسیرِ خلقِ ارائه‌هایی گیرا و به‌یادماندنی بگذارید، چه به تنهایی و چه در کنار دوستان هم‌سفرتان.

برای مطالعه گام های قبلی، به صفحه[گام اول: ساخت اولین ارائه] یا  [گام دوم: ارائه‌های جذاب] مراجعه کنید.

همچنین، می‌توانید از [آموزش پاورپوینت] برای یادگیری بیشتر استفاده کنید.

نظرات و پیشنهادات شما برای ما ارزشمند است. در صورت تمایل، می‌توانید نظرات خود را در قسمت نظرات این صفحه با ما در میان بگذارید.

از همراهیِ شما در این سفرِ آموزنده سپاسگزاریم.

گروه آموزش متاباران